Norlandia luottaa Man in Vanin keskitettyyn kiinteistöhuoltoon 56 kohteessa

Man in Vanin asiakas Norlandia on mukana asiakkaidensa arjessa varhaiskasvatuksesta turvalliseen vanhuuteen. Kiinteistöjen ylläpidossa Norlandialla on tavoitteena varmistaa, että tilat ovat joka päivä teknisesti toimivia, turvallisia ja toimintaan soveltuvia.

Man in Van vastaa Norlandian 56 päivä- ja hoivakodin kiinteistöjen ylläpidosta. Niissä kohteissa, joissa kiinteistö on kokonaan Norlandian vastuulla, Man in Van tuottaa myös talotekniikan huollot osana kokonaisvaltaista kiinteistöhuoltoa. Tämän lisäksi Man In Van suorittaa erillistilauksella noin 30 päiväkotiin pistäytymispalveluita.

“Kiinteistöhuollon ja taloteknisen ylläpidon tärkein tavoite on, että päiväkodit ovat teknisesti toimivia, turvallisia ja päivittäin käytettävissä päiväkotitoimintaan”, Norlandian kiinteistöpäällikkö Pekka Syrjälä tiivistää.

Turvallisuus ja luotettavat tekijät etusijalla

Päiväkotien kiinteistöjen ylläpidossa turvallisuus korostuu poikkeuksellisella tavalla. Tilassa on päivittäin lapsia ja henkilökuntaa, joten sekä tekninen toimivuus että tiloissa liikkuvien henkilöiden tunnistettavuus ovat erityisen tärkeitä.

“Asiakastiloissa liikuttaessa on tärkeää, että sekä oma henkilöstömme että kumppaniverkoston tekijät ovat selkeästi tunnistettavia päiväkodeissa. Se on olennainen osa turvallisuuden varmistamista”, Pekka kertoo.

Toinen keskeinen osa arjen turvallisuutta ovat kriittiset lapsi- ja henkilöstöturvallisuuteen liittyvät kiinteistön korjaustarpeet. “Tällaiset asiat on hoidettava välittömästi, jotta päiväkoti on turvallinen lapsille ja henkilökunnalle.”

Yhdestä kumppanista kokonaisvaltainen ratkaisu

Ennen Man in Vania Norlandia käytti 4–5 eri toimijaa kiinteistönhuollossa ja talotekniikan ylläpidossa. Eri sopimusmallit ja useat kontaktipinnat tekivät arjesta monimutkaisempaa kuin yhden kumppanin malli.

“Suurin muutos Man in Vanin myötä on se, että meillä on nyt yksi kumppani ja yksi keskustelukanava. Se helpottaa meidän työtä huomattavasti. Ennen oli monta toimijaa ja erilaisia sopimuksia. Nyt meillä on yhdenmukainen sopimus kaikkiin päiväkoteihin”, Pekka kuvaa.

Aikanaan kilpailutukseen osallistuneista tarjoajista kaikki toimivat valtakunnallisesti. Ratkaisevaa ei siis ollut pelkkä kattava valtakunnallinen palveluiden saatavuus, vaan se, että Man in Van pystyi tarjoamaan kokonaisvaltaisen kiinteistöjen ylläpidon mallin, jossa kiinteistönhuolto ja talotekniikan ylläpito hoidetaan samalta kumppanilta kustannustehokkaasti.

Kuvassa Norlandian kiinteistöpäällikkö Pekka Syrjälä.

PTS toi selkeyttä pitkän aikavälin kunnossapitoon

Kiinteistö- ja talotekniikan huoltojen ohella Man in Van laati tänä vuonna, kilpailutuksen jälkeen, noin 20 päiväkodille pitkän tähtäimen suunnitelmat (PTS) tukemaan kiinteistöjen pitkäjänteistä kunnossapitoa.

“Pitkän aikavälin suunnitelmien toteutus oli todella onnistunut ja olemme siihen erittäin tyytyväisiä”, Norlandian kiinteistöpäällikkö Pekka Syrjälä kertoo.

Suunnitelmat otettiin Norlandiassa heti osaksi käytännön työtä: “Valitsimme PTS:n pohjalta ensi vuodeksi konkreettiset toimenpiteet: kunnossapitotöitä, talotekniikan laitteiden uusimisia ja pintamaalauksia. Ne on jo budjetoitu seuraavalle vuodelle. Eli lopputulos meni heti suoraan käytäntöön.”

Nopeaa reagointia päivystystilanteissa ja talvikunnossapidossa

Päiväkotien arjessa kiinteistön ylläpidon kriittisimmät hetket liittyvät usein äkillisiin vikatilanteisiin, jolloin kiinteistöjen toimivuus ja turvallisuus ovat todellisessa testissä.

“Erityisesti mieleen nousevat päivystyskeikat, kun jossain kohteessa on vettä vuotanut, sähköt olleet poissa tai pistorasia vaurioitunut. Näissä olette palvelleet meitä erittäin hyvin, koska kyse on kiinteistön ylläpidon ja toiminnan kannalta kriittisistä tilanteista, jotka täytyy hoitaa nopeasti kuntoon”, Pekka kertoo.

Yhtenä esimerkkinä Pekka mainitsee vesivahingon eräässä päiväkodissa: “Vettä vuoti välikatosta ja te teitte selvitykset sekä hoiditte asian nopeasti eteenpäin vakuutusyhtiölle. Olen ollut erittäin tyytyväinen siihen, miten tämän vesivahingon jatkohoito lähti liikkeelle teidän toimesta.”

Myös talvikunnossapito vaatii täsmällistä ja nopeaa reagointia: “Viime talven talvikunnossapito onnistui erinomaisesti. Auraukset ja liukkauden torjunta hoidettiin erittäin hyvin.”

MIVS-järjestelmä tekee tilaamisesta ja dokumentoinnista selkeää

Pekan mukaan Man in Vanin MIVS-töidenhallintajärjestelmällä on suuri merkitys arjen sujuvuudessa. Sen kautta hoituvat sekä päivittäiset vikailmoitukset että erikseen tilattavat työt ja tarjouspyynnöt.

“Teillä on toimittajapuolella ihan uskomaton etu tämä MIVS-tiketöintijärjestelmä. Varsinkin erikseen tilattavien töiden ja tarjouspyyntöjen osalta se on ollut loistava. Sama tiketti sisältää molemminpuoliset kommentit, hyväksynnät ja kaikki asiaan liittyvät tiedot. Se on vienyt asiat pois sähköpostista, joka ei ole paras vaihtoehto tällaisten asioiden hoitamiseen”, Pekka kertoo.

Hän korostaa myös dokumentoinnin ja läpinäkyvyyden hyötyjä: “En tunne muita kiinteistönhuollon ja talotekniikan toimijoita, joilla olisi näin hyvä tiketöintijärjestelmä. Kommunikointi jää talteen, eikä tarvitse etsiä sähköposteja, koska koko tehtäväkokonaisuus löytyy yhdestä paikasta.”

Kumppaniverkoston vahvuus näkyy arjessa

Man in Vanin laaja paikallisten tekijöiden kumppaniverkosto tuo kiinteistöjen ylläpitoon joustavuutta ja varmuutta. Pekka näkee tämän yhtenä yhteistyön selkeistä eduista.

“Kumppanuusverkoston etu on se, että jos jokin osa-alue ei toimi, voitte käydä asian kumppanin kanssa läpi tai tarvittaessa vaihtaa kumppania. Näin työt saadaan jälleen sujumaan”, Pekka kuvaa.

Kumppaniverkosto myös keventää kiinteistöpäällikön omaa arkea: “Kun pyydämme yksittäisiä töitä tai tarjouspyyntöjä, teillä on valmiiksi kumppanit eri talotekniikan osa-alueille. Minun ei tarvitse etsiä paikkakunnittain sähkö- tai putkiliikkeitä, vaan palvelut tulevat yhden katon alta.”

Haasteita tulee, mutta ne ratkaistaan

“Lähtökohtaisesti olemme tyytyväisiä palveluun, mutta kuten aina pitkässä yhteistyössä matkalle on osunut myös haastavia hetkiä. Tärkeintä on se, että haasteet saadaan ratkaistua ja pystytään yhdessä jatkamaan. Se, että yhteistyömme jatkuu vuodesta toiseen, kertoo siitä, että luotamme todella vahvasti teidän palvelulupaukseen”, Pekka kertoo.

Yhteistyön hyödyt: kokonaisvastuu ja huoleton arki

Pekka nostaa Man in Vanin palvelumallin suurimmaksi hyödyksi sen, että kiinteistöhuolto, ulkoaluehuolto ja talotekniikan ylläpito tulevat yhdeltä kumppanilta. Kun kokonaisvastuu on yhdessä paikassa, arki selkeytyy ja jokaisesta päiväkodista saadaan parempi kokonaiskuva.

Pekka kiteyttää eron selkeästi: “Kun te hoidatte koko kiinteistöhuollon, ulkoalueet, pientyöt, päivystyksen ja talotekniikan kokonaisuuden niin, teillä on kokonaisvaltainen käsitys yhden kohteen tilanteesta. Lisäksi kun vielä te kannatte vastuuta koko kohteesta niin ylläpito sujuu saumattomasti verrattuna usean toimijan malliin.”

Yhteistyötä tukevat myös PTS-suunnittelu ja MIVS-järjestelmä, jotka tuovat läpinäkyvyyttä, selkeyttä ja hallittavuutta ylläpitoon. Laaja kumppaniverkosto puolestaan mahdollistaa nopean reagoinnin eri puolilla Suomea.

Pekka nostaa esiin myös arjen toimivuuden mittarin: “Kohteista tulee minulle akuuteista kiinteistöasioista soittoja omien työaikojeni ulkopuolella vain 2–3 kertaa vuodessa. Se kertoo siitä, että kiinteistöt ovat toimivia ja asiat ovat hyvällä mallilla.”

Terveiset muille kiinteistöpäättäjille

Lopuksi Pekka kertoo mitä sanoisi muille Man in Vaniin vaihtamista miettiville kiinteistöpäättäjille:

“Man in Vanin vahvuus on MIVS-järjestelmä, kumppanuusmalli ja se, että teiltä saa kokonaisvaltaisen kiinteistönhoidon ja ylläpidon aina pienistä korjauksista kiinteistötekniikan ylläpitoon asti saman katon alta. Me olemme nähneet, että Man in Vanin kanssa homma toimii ja toivottavasti pääsemme jatkamaan yhteistyötä mahdollisimman monta vuotta.”